Rozglądając się za przestrzenią do wynajęcia w Warszawie musisz rozważyć kilka czynników. Przestrzeń do wynajęcia jest płatna, więc pamiętaj by zapytać co jest wliczone w cenę? Nie przyjmuj żadnych założeń dotyczących tego, co może być bezpłatne – wyjaśnij, czy woda, gastronomia i inne usługi są uwzględnione w opłatach za wynajem pokoi. Nie zakładaj, że „urządzenia”, takie jak projektor danych w suficie, są wliczone w przestrzeń do wynajęcia i w jej cenę. Niecytowane podatki rządowe i opłaty za usługi również mogą być niespodzianką. Fakt, że są one obowiązkowe, nie usprawiedliwia miejsc, w których o nich mowa.
Sprawdź także, jakie są twoje możliwości Twojego Wi-Fi i jakie są jego koszty? Przystępna cenowo, niezawodna łączność jest koniecznością dla dzisiejszych wydarzeń, ale wiele miejsc nie zapewnia odpowiednich informacji o ich możliwościach i opłatach Wi-Fi. Jeśli zapewnione jest bezpłatne Wi-Fi dla delegatów, jakie są ograniczenia tej łączności? Jeśli Wi-Fi jest płatne, upewnij się, że jest ono pakowane jako część stawki, a nie jako pozycja. Nie bój się być wymagającym, jeśli chodzi o łączność. Darmowe Wi-Fi to standard branżowy.
Rozglądając się za przestrzenią do wynajęcia w Warszawie musisz sprawdzić czy ona gwarantuje delegatom najlepsze stawki za pokój? W przypadku imprez mieszkaniowych chcesz mieć pewność, że uzyskasz najlepsze ceny za przestrzeń do wynajęcia. Sprawdź kilka stron porównujących ceny, aby upewnić się, że Twoja cena jest konkurencyjna. Warto poprosić o klauzulę w umowie na wzór „Hotel zgadza się, że specjalna stawka grupowa za pokoje hotelowe pozostanie niższa niż stawka za szafę, a stawka ta jest gwarantowana”. Data „odcięcia” określa, kiedy obiekt nie będzie już trzymał pokoi sypialnych według stawki umownej grupy. Po tym terminie niewykorzystane pokoje są zwalniane z powrotem do inwentarza lokalu w celu odsprzedaży ogółowi społeczeństwa. Powiedziawszy to, powinieneś dołączyć klauzulę, że pokoje będą dostępne dla twoich uczestników po tej dacie, jeśli pokoje są nadal dostępne.